Dès lors qu’un dossier est facturé, ce dernier ne peut plus être modifié.
Cependant, il est toujours possible de « recycler la facture », ce qui permettra d’effectuer les modifications nécessaires.
I. ANNULATION DE LA FACTURE
Il est possible de dé- facturer à partir du dossier patient ou de son onglet « Caisse » :
– rendez-vous sur le dossier de la facture concernée et cliquez ensuite sur la petite flèche bleue :
– ou alors rendez- vous sur l’onglet Caisse associé à votre patient pour retrouver la flèche bleue de dé- facturation.
Un message vous demande de confirmer l’annulation de cette facture :
Un deuxième message vous demande la confirmation pour recyclé ce ticket :
Cliquez sur Oui et une ligne d’avoir (chiffre d’affaire négatif) va être générée dans votre journal de caisse du jour.
Ensuite, 2 Cas sont possibles :
1/ Aucun règlement n’a été perçu pour ce dossier (Que ce soit une part client, un TP RO ou un TP RC)
Une fenêtre vous informe que votre facture a été annulée, que les produits facturés sont remis en stock et votre dossier repasse à l’état de fiche technique.
Dans le cas ou un acompte aurait été perçu, celui-ci restera rattaché à la fiche technique.
2/ Un règlement a été perçu pour ce dossier (Que ce soit une part client, un TP RO ou un TP RC)
Une fenêtre vous informe du montant déjà perçu pour ce dossier et vous demande si vous voulez rembourser le client :
Cliquez sur Non (étant donné qu’on considère que l’on va refacturer le dossier après l’avoir modifié).
La fenêtre suivante va générer un avoir du montant déjà réglé sur la facture qui servira de mode de règlement pour la nouvelle facture.
Vous devez renseigner sur cette fenêtre le motif de l’avoir dans le liste de choix
(Par exemple Re-facturation)
Valider ensuite en cliquant sur Enregistrer.
On peut dès lors constater que le dossier a bien été défacturé puisqu’il n’y pas de numéro de facture associé (partie blanche vide) :
II. REFACTURATION
Après avoir modifié votre fiche technique, vous allez pouvoir refacturer votre dossier de la même manière que la première fois. (Cette nouvelle facture prendra un autre numéro et sera datée du jour).
III. RE-ENCAISSEMENT DE LA NOUVELLE FACTURE
Si des sommes avaient été perçues sur le dossier défacturé, il faut reporter ces règlements sur la nouvelle facture générée.
Allez dans l’onglet Caisse de la fiche de votre client et cliquez sur Encaisser.
Dans la fenêtre d’encaissement, cliquez sur le bouton Avoir qui apparaît en plus des modes de règlements habituels.
Attention : Si le bouton Avoir n’apparaît pas, il est probable que la date de validité de ce dernier soit dépassée dans le cas où Il s’est écoulé plus d’un mois entre la dé-facturation et la re-facturation. Dans ce cas il faudra repousser la date de validité de l’avoir.
La liste des avoirs en cours de validité pour le client apparaît.
On sélectionne l’avoir en cliquant sur Cette Fiche :
Une fois l’avoir sélectionné, celui-ci remplira automatiquement les champs avec le solde correspondant. Il ne reste plus qu’à valider l’encaissement :
Une fois l’avoir utilisé, celui- ci est coché comme soldé dans la caisse et la liste des bons d’avoirs du patient :
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ATTENTION Si un ou plusieurs tiers-payant de votre dossier étaient réglés avant la défacturation, Il faut basculer ces tiers-payant en part client de manière à pouvoir les solder au moyen de l’avoir. Exemple : Si vous avez un TP mutuelle de 200 € qui était déjà réglé avant la défacturation, il faut aller dans le Menu Caisse…Pointage RC. Sélectionnez la ligne de Tiers Payant et cochez la case Pointer et cliquez sur Solder les lignes pointées sans rapprochement en caisse ce qui aura pour effet de basculer ce tiers-payant dans la caisse du client. (C’est le même principe pour un tiers-payant RO) Vous pourrez ensuite ré-encaisser cette part au moyen de l’avoir : |
Dans l’onglet CA Réalisé du journal quotidien, apparaîtra :
- La ligne de facture initiale (à la date où elle a été saisie – La ligne de la première facture peut donc apparaître à une date différente de la dé-facturation).
- La ligne d’avoir issue de la dé-facturation qui annule la première facture
- La ligne de la nouvelle facture générée
Dans l’onglet Encaissement du journal quotidien, apparaîtra :
- Les éventuels règlements déjà perçus avant dé-facturation (à la date où ils ont été saisis).
- Le règlement en mode Avoir ayant servi a reporté les montant déjà perçu avant défacturation sur la nouvelle facture générée.
Le montant du règlement en mode Avoir n’est évidemment pas inclus dans le total des recettes du jour.