I. LE RGPD C’EST QUOI ?
RGPD est l’initiale de Règlement Général pour la Protection des Données et désigne la dernière directive européenne concernant les données personnelles, publiée en 2016 et devant entrer en application dans les états membres en mai 2018.
La RGPD comprend notamment de nouvelles obligations relatives à la portabilité des données personnelles et à la responsabilisation des dépositaires de ces données qui impactent fortement les usages marketing qui se rapportent à ce type de données.
II. PARAMETRAGE
Le paramétrage du RGPD se fait dans le menu Client… Généraux Onglet RGPD
-Vous pouvez activer ou non le module RGPD
-Vous pouvez choisir de rendre obligatoire ou non le recueil du consentement de vos clients.
-Il vous faudra renseigner le nom, adresse et adresse mail du DPO
(Le DPO est la personne en charge de la protection des données personnelles au sein de l’entreprise).
-Vous pouvez spécifier le nom de partenaires auxquels vous êtes susceptibles de communiquer les données client à des fins commerciales
-Si votre politique de protection des données est accessible sur un site internet, vous pouvez spécifier l’adresse de ce dernier.
III. LA SIGNATURE NUMERIQUE
Prooptic V5 permet de recueillir numériquement au travers d’une tablette la signature de vos clients que ce soit pour le consentement de la collecte des données ou pour la signature des devis. L’activation de cette fonctionnalité se fait dans le menu Client… Généraux Onglet Saisie
On va pouvoir dans un premier temps acquérir la signature de votre magasin qui apparaitra sur le document papier du consentement du recueil des données.
IV. COMMENT INTERVIENT IL DANS IDM AUDIO ?
Le RGPD intervient à plusieurs niveaux dans PROOPTIC :
a) à la création d’un client
- Si le RGPD est activé et que vous avez rendu obligatoire la saisie du consentement dans le paramétrage, vous ne pourrez pas créer de fiche client sans avoir eu au préalable le consentement de ce dernier. Par conséquent, l’accès à ses données par la lecture carte vitale ou l’ADR est inaccessible. La seule possibilité est de créer le client par le bouton Ajouter.
Avant de pouvoir saisir les données de votre client, il devra accepter le consentement obligatoire afin de pouvoir traiter sa commande. Il pourra éventuellement accepter que ses données soient utilisées à des fins commerciales ou statistiques.
► ► Si vous n’avez pas de tablette de signature numérique :
Le recueil du consentement s’affiche à l’écran. Cochez alors les cases correspondantes au choix du client et cliquez sur Suivant.
► ► Si vous êtes équipé d’une tablette de signature numérique :
Le recueil du consentement se fait dans ce cas sur la tablette numérique
Si le client accepte d’être contacté dans le cadre d’offre commerciales, une seconde fenêtre apparaîtra afin de spécifier de quelle manière il souhaite être contacté.
Renseignez ensuite les coordonnées du client et Enregistrer.
Vous avez la possibilité d’imprimer ou d’envoyer par mail le consentement du client
On accède alors à la fiche identité dans laquelle on pourra compléter les autres informations.
Le consentement du client pourra être modifié ou réimprimé par le bouton 
.
-
si le RGPD est activé et que vous n’avez pas rendu obligatoire la saisie du consentement, vous pouvez créer votre fiche client et recueillir le consentement ultérieurement dans sa fiche client par le bouton Consentement.
b) à la suppression d’un client
Dans le cadre du RGPD, la suppression d’un client se fait dans le menu Outils… onglet RGPD… Suppression d’une fiche client.
Recherchez et sélectionnez le client et cliquez sur supprimer.
Après confirmation de la suppression de la fiche, vous pourrez imprimer une attestation stipulant que le client a été supprimé du logiciel et que toutes les données le concernant ont été anonymisées.
Toute les données concernant ce client (ventes, règlements… ) apparaîtront alors de manière anonyme dans le logiciel.(Sous le nom RGPD).
c) dans l’export comptable
Vous pouvez protéger les données issues de l’export comptable de 2 façons.
– En rendant anonymes les données exportées
(Le nom du client n’apparaitra pas dans le fichier généré)
– En sécurisant le fichier généré par un mot de passe
(Un mot de passe sera demandé à la génération du fichier et ce dernier sera nécessaire à la consultation du fichier)
Ce paramétrage se fait dans le menu Caisse… Généraux…Onglet Comptabilité / modes.
d) dans le module multi-critères
Le fichier client généré par le module Multi-Critères est sécurisé par un mot de passe. Ce dernier sera requis pour consulter le fichier.
