Bien que le système de caisse enregistreuse d’IDM Audio n’ait absolument pas la vocation de se substituer à un logiciel de comptabilité, il est cependant nécessaire à son utilisation de bien comprendre certains termes comptables.
Ci-après sont expliqués les différents termes utilisés dans ce manuel :
Encaisser : Action de recevoir l’argent du client et de reporter le montant reçu, ainsi que le mode de règlement. En pratique, la saisie de l’encaissement sur la fiche visite du client met automatiquement à jour le journal de caisse.
Mode de règlement : Il s’agit du mode de paiement du client : chèque, espèce, carte, etc. Une liste préétablie de modes de règlements existe, qu’il est possible de modifier ou de compléter le cas échéant.
Recette : Montant total des encaissements effectués sur une période donnée (par exemple : la recette du jour). A ne pas confondre avec le Chiffre d’Affaires (CA) qui est la valeur totale des articles vendus.
CA : Chiffre d’affaire, valeur totale des articles vendus sur une période, pour les ventes validées. Tant qu’une vente a pour statut « En devis » ou « Fiche Technique », le montant total de la vente n’est pas comptabilisé dans le CA de la période. Il sera comptabilisé le jour où la vente sera validée.
Exemple : Il est possible de facturer un dossier pour 400 € et d’avoir encaissé qu’un acompte de 20 € : la recette du jour est alors de 20 € seulement et le CA de 400 €.
Journal de caisse : document légal reprenant l’ensemble des mouvements d’argent ; qu’il s’agisse des encaissements clients ou des entrées et sorties de caisse.
Journal des ventes : document légal reprenant le détail des articles vendus.